Comité de gouvernance ou Comité de pilotage … Ou comment éviter le rembobinage d’un projet de gestion de données produit?

Dans un certain nombre de projets de gestion des données produit, on se rend compte, lors de la livraison de la solution, que beaucoup de points n’ont pas été bien abordés par manque de cadrage, de temps, d’organisation et de ressources.

Arrivé au bout du projet, ces points, à traiter et rester en suspens, nécessitent un rembobinage partiel du projet voir total.

Qu’est ce que le rembobinage d’un projet ?

Cela correspond à refaire une partie du projet en traitant les points en suspens, à défaire partie de ce qui a été fait et retrouver de nouvelles solutions.

Dans certaines situations, il faut remettre les choses à plat !

On va parler de rembobiner un projet par opposition au déroulement du projet.

Pour donner une image plus précise, imaginez que vous construisez une pièce d’habitation. Vous venez de la finir et vous réalisez que vous avez oublié la fenêtre (je vais être gentil pour ne pas dire le cadre de la porte) ou les tunnels pour les câbles électriques…

Pour rattraper cela, vous vous remettez à travailler la pièce : Casser une partie du mur pour installer la fenêtre et tant pis pour la peinture car il n’y a plus de budget !

Pour les câbles électriques, les fils passeront au milieu de la pièce, c’est moins esthétique mais bien moins coûteux que de percer dans le mur, faire passer les câbles, reboucher et peindre.

Et comme il n’y a plus de budget, les choses sont faites au rabais, en se disant qu’on les fera, selon l’état de l’art, plus tard…

Mais plus tard, cela ne sera plus une priorité…

Et on se retrouve avec une pièce d’habitation bricolée et parfois non agréable à vivre et qui ne correspond plus à ce que l’on avait imaginé ou dessiné.

C’est ce qui se passe dans beaucoup de projets de gestion des données produits.

L’étape du Kickoff

Pour beaucoup d’entreprises, le projet démarre avec la fameuse réunion du Kickoff.

Cette grande réunion se fait en présence des équipes de l’éditeur de la solution choisie, de l’intégrateur et un certain nombre de collaborateurs de l’entreprise.

Et, comme tout projet, on focalise les objectifs sur les délais, le planning et le coût.

Il y a des ateliers prévus pour

  • La modélisation des données : quels attributs, quelles caractéristiques ;
  • Les processus avec découvertes d’un certain nombre d’interfaces à mettre au point ;
  • Le design des modèles de publication ;
  • Data quality et de reprise des données ;
  • et ainsi de suite…

Durant la phase de spécifications du projet, les équipes projets découvrent un certain nombre de points qui n’ont pas été adressés dans la phase de cadrage.

  • Ainsi, pour la modélisation des données, il y a des attributs qui supportent différentes valeurs déterminées en fonction d’autres éléments.
    • Cela a des impacts majeurs sur le planning, les développements et la conception de la base de données ?
  • Pour les processus, de nouvelles interfaces d’échanges avec des applications n’avaient pas été bien spécifiées et doivent être établies.
    • Cela a des impacts majeurs sur les coûts du projet, sur les processus dans l’entreprise

Entretemps, toute la problématique de la gouvernance des données, le RACI des attributs, le ownership….est mise de côté.

Ces points de blocage sont escaladés au comité de pilotage qui ne peut décider, dans une grande majorité de cas.

Ces éléments sont remontés au comité de direction pour décision.

Cet enchaînement de comités ralentit les prises de décision. Il impacte les délais, les budgets et évidemment la solution livrée.

Et ainsi, le projet arrive en bout (car il faut le boucler et rester dans les budgets et le planning sinon…) avec un certain nombre de chantiers qui n’ont pas été clôturés ; voir qui nécessitent une reprise d’une grande partie du projet ou ce que j’appelle « rembobiner le projet » (par opposition au déroulement).

Comment éviter ce goulot ?

La première des choses c’est que le Kickoff du projet n’ait pas lieu après la sélection de l’éditeur ; mais

le kickoff doit avoir lieu au moment de la décision de démarrer un projet de gestion des données produits.

Il doit se faire avec la constitution d’un comité de gouvernance.

Ce comité de gouvernance aura pour principale mission de piloter la phase de cadrage.

C’est le meilleur moyen de garantir la qualité de données pour la suite.

Cette phase de cadrage doit veiller à ce que le ROI du projet soit réellement assuré par un maximum d’automatisation et d’intégration.

Et de faire de la solution de gestion des données produits, une solution centrale dans le travail quotidien des collaborateurs de l’entreprise.

Ce comité de gouvernance est composé de décisionnaires dans l’entreprise qui sont capables de prendre des décisions impactant les process et l’organisation.

Il va permettre de bien comprendre, définir et cadrer les besoins, de l’entreprise, en données le plus en amont possible.

Il pourra répondre rapidement, aux questions soulevées par le comité de pilotage du projet.

Le comité de gouvernance sera ainsi en support du comité de pilotage ; il pourra l’aider dans la planification et les objectifs de coûts et délais des projets.

De plus, le comité de gouvernance sera en charge de la stratégie de déploiement du PIM, en post-projet et de diffuser, dans l’entreprise, la culture « comment le PIM aide à améliorer notre travail ? ».

Et ainsi trouver de nouveaux leviers de ROI pour le PIM.

Quelles différences entre un comité de gouvernance & un comité de pilotage ?

En fonction de la taille de l’entreprise, le comité de gouvernance peut se confondre avec le comité de direction de l’entreprise.

Il ne faudrait plus que les sujets de gouvernance viennent une fois la solution PIM/MDM livrée.

Mettre en place un comité de gouvernance dès le ok pour un projet, permettra ainsi d’éviter

  1. De rembobiner un projet ;
  2. De garantir une qualité de donnée pérenne ;
  3. D’assurer la satisfaction de l’ensemble des intervenants.

N’hesitez pas à nous contacter pour plus d’échanges sur ces sujets.

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